إدارة المشاريع
أساليب ادارة المشاريع الصغيرة حديثة ومتطورة تمكن مدير أي مشروع صغير بإدارة المشروع وتخطي العقبات التي تواجهه وفق خطط إدارية ناجحة وتضمن تحقيق الأهداف المنشودة.
وبما أن هذه التساؤلات مهمة للغاية, لذلك ينبغي على جميع مدراء المشاريع معرفة الإجابة عليها عند قيامهم بإدارة تلك المشاريع الصغيرة.
تنفيذ المشاريع الصغيرة
وفي هذه الحالة يتم التركيز على محتويات تلك الوثائق على حساب عمليات الإنتاج والفائدة المرجوة التجارية للمشروع.
وهذا يمثل عائقاً كبيراً أمام تنمية اي مشروع صغير أو متوسط, لذلك ينبغي على القائم في أعمال إدارة المشروع التركيز جيداً على أهداف المشروع وحجم الفوائد التي يمكن تحقيقها, وليس على حجم المستندات والفواتير والوثائق.
برامج إدارة المشاريع
توجد الكثير من البرمجيات الخاصة بنظم إدارة المشاريع, وهذا ساعد كثيراً في عمليات الإنتاج للفائدة للمشروع, وكذلك تحسين الطريقة الصحيحة لتحقيق الأهداف المنشودة.
كون تلك البرمجيات تجعل إدارة المشروع أكثر مرونة لعملية الإنتاج, لذلك يجب فوراً تطبيق أنظمة البرمجيات في كافة الأعمال الإدارية للمشاريع بدلاً عن تكديس أوراق الوثائق والمستندات في أدراج إرشيف المشاريع.
بالطبع لا يمكن الاستغناء عن الوثائق والمستندات بشكل كلي, ولكن يمكن استخدامها إذا اقتضت الضرورة وفي حدود اللازم.
حيث أثبتت أنظمة البرمجيات فعاليتها وجودتها في تحقيق الأهداف أفضل من استخدام الطريقة التقليدية في أسلوب الإدارة وهي الاعتماد على الوثائق والمستندات.
أساليب رشيقة
يجب على كل مدير مشروع ناجح الإيمان الكامل بأن الإنتاج هو الشيء الوحيد الذي يتطلبه المشروع, لذلك استخدام الاساليب الرشيقة في عملية الإدارة شيء مهم وضروري.
بعبارة أخرى, عند اكتشاف أسلوب يعتقد أنه لن يخدم المشروع فيجب عليكم تجربة أسلوب آخر فوراً يستطيع تحقيق الأهداف التي يتمناها صاحب إي مشروع.
لافائدة مرجوة من تضييع الوقت في اكتشاف مثل تلك الاساليب, وللحد من الوقوع في مثل هذه الأخطاء فإنه بالإمكان إيجاد أساليب إدارية رشيقة تحقق إنجاز أي عمل في وقت قصير وبشكل دقيق.
سنتحدث عن أفضل تلك الممارسات التي يمكن اتباعها في عملية إدارة المشاريع.
تحقيق الأهداف
لا يوجد أي مشروع إلا ولديه أهداف ينبغي تحقيقها, وفي حال كنت مديراً للمشروع أو تعمل في مجال إدارة أي قسم يجب عليك وضع خطة لكيفية تحقيق أهداف ذلك المشروع.
شيء طبيعي أن يقع عليكم مسؤولية تحقيق تلك الأهداف الخاصة بالمشروع, وهنا يجب عليكم البحث والتحري عن الضمانات اللازمة التي تساعدكم في نجاح المشروع.
لا يخلو أي مشروع عن أسلوب الثواب والعقاب, لذلك إذا ما أردت أن تنجح في إدارتك يجب عليك أن تجد طريقة لتقديم أهداف مقنعة لرئيسك في المشروع.
كون هذه الأهداف هي بمثابة مفتاح الباب للدخول إلى رضا مسؤولك المباشر أو رئيس المشروع الذي تعمل فيه.
فكيف تستطيع تقديم أهداف ناجحة وموثقة تلبي متطلبات نجاح أي مشروع صغير أو كبير؟.
سنخبرك عن أهم الأساليب الناجحة لطريقة تحديد أهداف جيدة تخدم مشروعك وإدارتك داخل أي مشروع.
نطاق المشروع
يمثل معرفة نطاق المشروع عامل مهم في تحديد الخارطة الجغرافية لحدود مشروعك سواءً كان تجاري أو صناعي.
في البداية عليك تحديد نطاق محدد ينبغي البدء في العمل خلاله ويضمن نجاح المشروع. مع وضع اعتبار أنه في المستقبل قد يتوسع وينمو خارج هذا الإطار, خاصة عند البدء في إدارة مشروع صغير.
لهذا ضع في اعتبارك أن مشروعك الصغير في يوم ما سينمو ويصبح مشروعاً كبيراً, وهذا ما يجب عليك وضعه في الاعتبار في البداية.
لذلك يجب عليك وضع هذه النقاط كأهداف للإنطلاق بمشروعك الصغير وهي كالتالي:
أهم مافي الأمر هو رابع هدف مما سبق وهو معرفة النتائج التي يمكن تحقيقها من خلال إدارتك للمشروع.
في هذه الحالة يمكن تكليف شخص آخر بتوثيق النتائج التي يمكن للمشروع تحقيقها خلال فترة زمنية محددة.
بالطبع, هذا يتطلب تسجيل وتوثيق كتابياً من خلال تقارير موثقة بالأدلة الدامغة لكل منجز سيتم إنجازه خلال هذه الفترة.
يتم فيها تسجيل حجم الإنتاج والمنتجات التي يتم عرضها وحجم المبيعات والفوائد والأرباح وعليها سيتم تحديد جدوى هذه النتائج وكيف يمكن تطويرها في حال وجود أي قصور فيها.
مراجعة النتائج بدقة عالية كون أي تقرير مكتوب لا يخلوا عادة من الاخطاء وهذا يعتمد على عدة مراجعين في نطاق إدارة القسم الذي تديره أنت.
بغض النظر عن حجم التقرير, يجب كتابة اي تقرير إداري بشكل مختصر يسهل فهمه واستيعابه بشكل واضح وصريح.
يتم استخدام عبارات واضحة تحمل مصطلحات إدارية متعارف بها بدون أي غموض, ويتم الاقتباس للتقرير النهائي من خلال النتائج التي تم التوصل إليها بشكل واضح وصريح وبدون مبالغة.
كتابة التقرير الإداري يجب أن يكون مرجعاً مهماً لدى الإداريين الأعلى مرتبة لعمل خطة مدروسة لكيفية تلافي أي قصور ووضع حلول لزيادة إما الفوائد أو تلافي حدوث أي أخطاء مستقبلية.
في البداية عليك تحديد نطاق محدد ينبغي البدء في العمل خلاله ويضمن نجاح المشروع. مع وضع اعتبار أنه في المستقبل قد يتوسع وينمو خارج هذا الإطار, خاصة عند البدء في إدارة مشروع صغير.
لهذا ضع في اعتبارك أن مشروعك الصغير في يوم ما سينمو ويصبح مشروعاً كبيراً, وهذا ما يجب عليك وضعه في الاعتبار في البداية.
لذلك يجب عليك وضع هذه النقاط كأهداف للإنطلاق بمشروعك الصغير وهي كالتالي:
- معرفة كافة عملاءك داخل نطاق المشروع.
- إيجاد طريقة للتواصل معهم.
- وضع خطة لتلبية احتياجاتهم.
- وضع احتمالية للنتائج التي ستحققها داخل هذا النطاق.
معرفة النتائج
أهم مافي الأمر هو رابع هدف مما سبق وهو معرفة النتائج التي يمكن تحقيقها من خلال إدارتك للمشروع.
في هذه الحالة يمكن تكليف شخص آخر بتوثيق النتائج التي يمكن للمشروع تحقيقها خلال فترة زمنية محددة.
بالطبع, هذا يتطلب تسجيل وتوثيق كتابياً من خلال تقارير موثقة بالأدلة الدامغة لكل منجز سيتم إنجازه خلال هذه الفترة.
يتم فيها تسجيل حجم الإنتاج والمنتجات التي يتم عرضها وحجم المبيعات والفوائد والأرباح وعليها سيتم تحديد جدوى هذه النتائج وكيف يمكن تطويرها في حال وجود أي قصور فيها.
مراجعة النتائج بدقة عالية كون أي تقرير مكتوب لا يخلوا عادة من الاخطاء وهذا يعتمد على عدة مراجعين في نطاق إدارة القسم الذي تديره أنت.
طريقة كتابة التقارير الإدارية
بغض النظر عن حجم التقرير, يجب كتابة اي تقرير إداري بشكل مختصر يسهل فهمه واستيعابه بشكل واضح وصريح.
يتم استخدام عبارات واضحة تحمل مصطلحات إدارية متعارف بها بدون أي غموض, ويتم الاقتباس للتقرير النهائي من خلال النتائج التي تم التوصل إليها بشكل واضح وصريح وبدون مبالغة.
كتابة التقرير الإداري يجب أن يكون مرجعاً مهماً لدى الإداريين الأعلى مرتبة لعمل خطة مدروسة لكيفية تلافي أي قصور ووضع حلول لزيادة إما الفوائد أو تلافي حدوث أي أخطاء مستقبلية.
وضع خطة للمشروع
عندما يرغب أي شخص بزراعة البطاط أو الطماطم, لابد وأنه يجيد هذا العمل, بعبارة أخرى لابد وأن هذا المزارع يمتلك خطة لزراعة مثل هذه المنتجات ويعرف جيداً متى يقوم بالري ومتى يقوم باستخدام السماد الزراعي ويعلم جيداً متى موعد قطف الثمرة.
عند معرفته لكافة الاشياء المتعلقة بزراعة الطماطم على سبيل المثال, هذا يعني أنه قادر على إدارة مشروع مصنع صلصة الطماطم المربح جداً.
لذلك أي إداري ناجح يجب أن يمتلك خطة للمشروع ويجب عليه معرفة الآتي:
- - معرفة نوع المنتج.
- - كيف سيقوم بإنتاجه.
- - من الذي سيتكفل بعملية الإنتاج.
- - الفترة الزمنية التي تحتاج إلى تجهيز المنتج للتوزيع والبيع.
- - عمل خطة تسويقية للمنتج.
- - منهم العملاء الذين سيعرض عليهم المنتج.
- - معرفة اسعار المنتج والتكلفة ومقدار الأرباح.
من الضروري تسليم مثل هذه التقارير والمعلومات إلى فريق عمل المشروع ويتم ذلك عن طريق إما تقارير مكتوبة بأوراق رسمية مع شرح كل التفاصيل للفريق.
أو يمكن تلخيصها بشكل تقني حيث يمكن عمل رسومات بيانية بواسطة أنظمة برمجيات خاصة بإدارة المشاريع مثل برامج مايكروسوفت إكسل المختص بعمل الجداول البيانية والحسابية.
يتم بعد ذلك توزيع المهام إلى فريق العمل حسب التخصص والمهام المطلوبة من كل شخص.
وعلى ضوء هذا التقرير يتم تحديد المدة الزمنية لعملية الإنتاج وحجمه وفوائده على شكل رسومات بيانية وتسجيل التواريخ الزمنية لمدى اكتمال الإنتاج أو الانتهاء من القيام باي نشاط داخل المشروع.
هذا يساعد كل عضو من فريق المشروع على القيام بالمهام الموكلة إليهم بصورة متقنة.
بالتأكيد يحتاج فريق المشروع إلى معرفة مالذي ينبغي عليهم عمله, لذلك سيكون على مدير المشروع تحديد فريق العمل وتكليف المهام لكل عضو ويقع عليه توجيه المهام والمسؤوليات وتحديد مسؤول خاص بالفريق.
يتم التواصل بين المدير وأعضاء الفريق عن طريق عمل برنامج خاص مثل نظام الدردشة المباشرة أو عن طريق التواصل المباشر معهم عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف الجوال.
كما توجد طرق حديثة ومتطورة للتواصل بين المدير وفريق المشروع عن طريق نظام جاهز يتم إدخال كافة المعلومات الخاصة بالمشروع وتسجيل كافة المهام أمام كل عضو للفريق.
وهناك تيمبليتات جاهزة يمكن الحصول عليها مقابل مبلغ بسيط من المال والبدء باستخدامها في المشروع.
وعلى ضوء هذا التقرير يتم تحديد المدة الزمنية لعملية الإنتاج وحجمه وفوائده على شكل رسومات بيانية وتسجيل التواريخ الزمنية لمدى اكتمال الإنتاج أو الانتهاء من القيام باي نشاط داخل المشروع.
هذا يساعد كل عضو من فريق المشروع على القيام بالمهام الموكلة إليهم بصورة متقنة.
مدير المشروع
بالتأكيد يحتاج فريق المشروع إلى معرفة مالذي ينبغي عليهم عمله, لذلك سيكون على مدير المشروع تحديد فريق العمل وتكليف المهام لكل عضو ويقع عليه توجيه المهام والمسؤوليات وتحديد مسؤول خاص بالفريق.
يتم التواصل بين المدير وأعضاء الفريق عن طريق عمل برنامج خاص مثل نظام الدردشة المباشرة أو عن طريق التواصل المباشر معهم عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف الجوال.
كما توجد طرق حديثة ومتطورة للتواصل بين المدير وفريق المشروع عن طريق نظام جاهز يتم إدخال كافة المعلومات الخاصة بالمشروع وتسجيل كافة المهام أمام كل عضو للفريق.
وهناك تيمبليتات جاهزة يمكن الحصول عليها مقابل مبلغ بسيط من المال والبدء باستخدامها في المشروع.
هذا يساعد مدير المشروع على الإطلاع عن كثب لمقدار الإنجاز والتقدم في عملية تحقيق الهدف من تأسيس هذا المشروع ومقدار ما أحرزه فريق العمل.
بعد اكتمال وضع خطة المشروع سيتعين على المدير القيام ببعض المهام ومعرفة بعض الأمور التي تجري, على سبيل المثال:
- معرفة حجم الإنجاز للمشروع.
- مقدار التقدم في الإنجاز.
- متابعة سير العمل.
- متابعة أماكن القصور ووضع الحلول.
- معرفة أي مشاكل تواجه سير العمل.
- اتخاذ قرارات تعزز من عملية نجاح المشروع.
قد يتطلب توفير نظام لوحة التحكم للمشاريع الكبيرة, لكن فيما يتعلق بالمشاريع الصغيرة قد لا يتطلب وجود نظام إدارة المشاريع عن طريق لوحة التحكم.
حيث يمكن أن يمثل التواصل مع فريق المشروع إلى إجراء مناقشة بسيطة مع أعضاء الفريق والخروج بنتائج جيدة من شأنها تساعد على إنجاح المهمة.
لكل مشروع صغير مخاطر, لذلك يجب على مدير المشروع معرفة حجم المخاطر التي تهدد المشروع ومراقبتها باستمرار.
لا يجب أن يقلل مدير المشروع أو أي مسؤول من المخاطر المحتملة, يجب البحث عن تلك المخاطر وإيجاد حلول ناجحة لها. لأن تلك المخاطر قد تسبب في فشل أي مشروع سواءً صغير او كبير.
في الأخير يجب عمل نظام إدارة مشروع يضمن تحقيق أفضل النتائج التي يسعى القائمين على إدارة أي مشروع لتحقيق كافة الأهداف المنشودة.
والمهمة الأساسية لنظام أي مشروع هي تسهيل الاجراءات المتخذة من قبل مدير المشروع بطريقة سلسة يستطيع استيعابها أي شخص في فريق العمل.
كذلك تسهل على العملاء طريقة التواصل مع الشركة أو المشروع ويجب هنا توثيق كافة المعاملات وتسجيلها إما كتابياً أو عن طريق نظام أعمال يسهل الرجوع إليه في المستقبل.
مهام مدير المشروع
بعد اكتمال وضع خطة المشروع سيتعين على المدير القيام ببعض المهام ومعرفة بعض الأمور التي تجري, على سبيل المثال:
- معرفة حجم الإنجاز للمشروع.
- مقدار التقدم في الإنجاز.
- متابعة سير العمل.
- متابعة أماكن القصور ووضع الحلول.
- معرفة أي مشاكل تواجه سير العمل.
- اتخاذ قرارات تعزز من عملية نجاح المشروع.
قد يتطلب توفير نظام لوحة التحكم للمشاريع الكبيرة, لكن فيما يتعلق بالمشاريع الصغيرة قد لا يتطلب وجود نظام إدارة المشاريع عن طريق لوحة التحكم.
حيث يمكن أن يمثل التواصل مع فريق المشروع إلى إجراء مناقشة بسيطة مع أعضاء الفريق والخروج بنتائج جيدة من شأنها تساعد على إنجاح المهمة.
طريقة إدارة المخاطر
لكل مشروع صغير مخاطر, لذلك يجب على مدير المشروع معرفة حجم المخاطر التي تهدد المشروع ومراقبتها باستمرار.
لا يجب أن يقلل مدير المشروع أو أي مسؤول من المخاطر المحتملة, يجب البحث عن تلك المخاطر وإيجاد حلول ناجحة لها. لأن تلك المخاطر قد تسبب في فشل أي مشروع سواءً صغير او كبير.
نظام إدارة المشاريع
في الأخير يجب عمل نظام إدارة مشروع يضمن تحقيق أفضل النتائج التي يسعى القائمين على إدارة أي مشروع لتحقيق كافة الأهداف المنشودة.
والمهمة الأساسية لنظام أي مشروع هي تسهيل الاجراءات المتخذة من قبل مدير المشروع بطريقة سلسة يستطيع استيعابها أي شخص في فريق العمل.
كذلك تسهل على العملاء طريقة التواصل مع الشركة أو المشروع ويجب هنا توثيق كافة المعاملات وتسجيلها إما كتابياً أو عن طريق نظام أعمال يسهل الرجوع إليه في المستقبل.